Závazné podmínky pro účast na 30. ročníku mezinárodní výstavy INFOTHERMA 2025 - Výstaviště Černá louka Ostrava 20.1.-23.1.2025

Přihlášky zaslané pořadateli (Agentuře lnforpres, s.r.o.) jsou pro vystavovatele závazné. Pořadatel rozhoduje o přijetí, krácení nebo odmítnutí přihlášky, aniž by byl povinen své rozhodnutí zdůvodňovat. Vystavovatel je povinen uvést do závazné přihlášky všechny spoluvystavující firmy a bezpodmínečně dodržet oborové členění výstavy. Exponáty a propagační materiály, které neodpovídají oborovému členění nebo nebudou před zahájením výstavy dodatečně odsouhlaseny pořadatelem výstavy, budou z výstavy vyloučeny.

Pro montážní firmy a vystavovatele jsou závazné technicko – bezpečnostní předpisy a Organizační pokyny k výstavě. V případě jejich nedodržení, nepovolí pořadatel provoz stánku. Nástěnné hydranty, požární hlásiče, hasicí přístroje a jiné zařízení zajišťující bezpečnost nesmějí být zastavěny. Zásahy do objektu jsou zakázány. Architektonické ztvárnění a provoz expozice nesmí rušit nebo omezovat okolní expozice. Vystavovatel, jehož expozice přesahuje výšku 250 cm a sousedí se zadní nebo boční stěnou okolních stánků je povinen stěnu nad výšku 250 cm pojmout stavebně a graficky neutrálně (bez jakýchkoliv reklam). Vystavovatel je oprávněn propagovat své výrobky a služby pouze ve vlastní expozici, nebo jinou objednanou prezentací. Není povolena distribuce letáků a propagačních materiálů mimo svůj stánek, anebo k tomu určenou a objednanou pozici. Pro předvádění výrobků ve výstavních objektech v chodu, je vystavovatel povinen se dohodnout s pořadatelem výstavy. V celém objektu je přísný zákaz kouření a manipulace s otevřeným ohněm (při montáži je možná práce pouze s ručním nářadím s funkčním odsáváním). Je zakázáno samovolně připojovat expozice na el. proud i vodu (napojení Vám zajistí pracovníci výstaviště). Je zakázáno používat textilní lepící pásky. Při lepení koberců je nutné používat pod oboustranně lepicí

pásku, pásku papírovou. Firmy jsou povinny po skončení výstavy předat očištěnou a nepoškozenou výstavní plochu pořadateli. Každé poškození výstavní plochy, objektu, objednaného výstavního stánku, zařízení a vybavení pořadatele je vystavovatel povinen uvést do původního stavu, nebo při poškození poskytnout peněžitou úhradu. Není dovoleno jakékoliv zavěšování exponátů a poutačů na konstrukce haly. Firmám, které mají objednaný přívod vody a odpadu, bude zprovozněn každý den výstavy od 9.00 hod. a uzavřen každý den výstavy v 18 hod, ve čtvrtek v 16 hod. Po dobu montáže nebude přívod vody a odpadu v provozu.

 

Vystavovatelé, kteří si zajišťují výstavbu stánku sami, jsou povinni:

• zaslat pořadateli k odsouhlasení návrh své expozice, vystavovatel plně odpovídá za činnost realizační firmy (dodržování technicko – bezpečnostních předpisů, organizačních pokynů k výstavě a termínů montáže a demontáže)
• přívod elektro a vody je vystavovatel povinen objednat u pořadatele
• revizní zprávu elektro provede revizní technik Výstaviště Černá louka Ostrava. Cena je již zahrnuta v ceně el.přípojky
• u patrových stánků a expozic vyšších, než jsou 3 m je nutné předložit s projektem statický výpočet
• pro stavbu expozic mohou být použity pouze nehořlavé materiály, nebo materiály s nehořlavou úpravou

Po obdržení závazné přihlášky bude vystavovateli vystavena zálohová faktura za objednané služby a pronájem výstavních ploch. Vystavovatel je povinen provést její úhradu v předepsaném termínu. Při nesplnění této povinnosti má pořadatel právo stornovat vystavovateli účast na výstavě. Pořadatel může bez souhlasu vystavovatele rozhodnout o změně lokality stánku, o této skutečnosti vystavovatele ihned vyrozumí.

V případě zrušení účasti ze strany vystavovatele v termínu do 1.11. 2024 bude činit stornovací poplatek 50 %,
po tomto termínu bude činit stornovací poplatek 100 %.

Pořadatel nezodpovídá vystavovateli ani jeho spoluvystavovatelům za ztrátu, zničení či jakékoliv poškození výstavních exponátů, vybavení a zařízení stánků, techniky pro zajištění chodu expozice, odložené věci na stánku bez ohledu na to, zda se odcizení, zničení či jiné poškození stalo před zahájením, během či po skončení výstavy. Vystavovatel je povinen k tomuto účelu uzavřít pojištění.

V případě, že pořadatel nemůže v důsledku jím nezaviněných okolností (vis maior – např. živelná pohroma, epidemie, úřední zákaz) zahájit a konat výstavu či zajistit smluvenou dobu trvání výstavy, nebo zajistit výstavu na celé smluvené výstavní ploše, sdělí tuto skutečnost ihned vystavovateli, kterému tímto nepřísluší nárok na náhradu vzniklých škod. Pořadatel je oprávněn použít již vystavovatelem uhrazenou platbu za výstavu na úhradu vynaložených nákladů spojených s přípravou a organizací výstavy. Veškeré závazky pořadatele, které vyplývají z uzavřené smlouvy o účasti vystavovatele na výstavě, v tomto případě zanikají.

Budování expozic a instalace exponátů:
15. 1. 2025 od 8.00 hod. do 18.00 hod.
16. 1. 2025 od 8.00 hod. do 18.00 hod.
17. 1. 2025 od 8.00 hod. do 18.00 hod.
18. 1. 2025 od 8.00 hod. do 18.00 hod.
19. 1. 2025 od 8.00 hod. do 18.00 hod.

Demontáž expozic a odvoz exponátů:
23. 1. 2025 od 16.15 hod. do 24.00 hod.
24. 1. 2025 od 7.00 hod. do 13.00 hod.

Návoz a dovoz exponátů, montáž a demontáž stánků se řídí pokyny pořadatele. Vystavovatel je povinen ukončit instalaci expozice v termínu stanoveném pořadatelem. Není přípustné demontovat expozici a odvážet exponáty během konání výstavy.

Agentura lnforpres, s.r.o. zpracovává údaje vystavovatele v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/6/9 ze dne 27.4.2016 – Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen GDPR. Agentura lnforpres, s.r.o. je oprávněna ke zpracování, uložení a bezpečnému uchování osobních údajů získaných od vystavovatele za účelem řádného zajištění výstavy, které se vystavovatel účastní, k čemuž mu vystavovatel uděluje souhlas.